Die VIVAVIS AG steht für die digitale Zukunft der Versorgungswirtschaft. Als IT-Systemhaus bieten wir eine einzigartige Verbindung aus Software- und Hardwarelösungen. Dabei richten wir uns konsequent an gesetzlichen Vorgaben und individuellen Anforderungen aus – in Deutschland und international. Unsere rund 800 Mitarbeitenden arbeiten täglich daran, Versorgungsnetze effizienter, resilienter und nachhaltiger zu machen. Im Fokus stehen dabei Anforderungen wie Künstliche Intelligenz, IT-Sicherheit und Cloud-Technologien, die wir gezielt in unsere Lösungen integrieren – für eine intelligente Steuerung komplexer Systeme und eine sichere, zukunftsfähige Infrastruktur.

Für unser Team im Bereich Office Management am Standort Ettlingen suchen wir Sie als

Office Manager (m/w/d) – Front- & Backoffice

Vollzeit | unbefristet

So schaffen Sie bei uns Mehrwert:

Als Office Manager sind Sie das „Gesicht“ unseres Unternehmens an unserer Zentrale am Standort Ettlingen. Sie sorgen für den professionelle Ablauf vielfältiger administrativer Prozesse sowohl am Empfang als auch im Bereich Facility Management.

• Empfang und Zentrale: Zu Ihren Aufgaben gehört die Betreuung unserer Besucherinnen und Besucher in Ettlingen. Sie sorgen für ein Wohlfühl-Klima an unserem Standort.
• Bewirtung: Sie stellen eine professionelle und reibungslose Bewirtung unserer Besucherinnen und Besucher sicher. Dazu gehören die Vorbereitung der Meetingräume (Auffüllen von Getränken/Geschirr) sowie die Organisation der Verpflegung.
• Reisorganisation: Sie buchen Geschäftsreisen für unsere Mitarbeitenden (Hotelübernachtungen, Flug- und Bahnreisen).
• Fuhrparkmanagement: Sie koordinieren die Buchung unserer Pool- und Leihfahrzeuge und stimmen Werkstatttermine zuverlässig ab.
• Facility Management: Sie unterstützen die Raumkoordination am Standort, organisieren interne Umzüge, initiieren Instandsetzungsarbeiten und wirken bei der Koordination der unterschiedlichen Arbeitsplätze mit.
• Administrative Tätigkeiten: Sie bearbeiten die Ein- und Ausgangspost, administrieren allgemeine E-Mail-Postfächer und repräsentieren uns am Telefon. Sie betreuen unsere Besprechungszimmer und unterstützen bei der Durchführung unterschiedlicher Events und Veranstaltungen.

Das zeichnet Sie aus:

• Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne auch im Bereich Hotel.
• Erfahrung: Einschlägige Berufserfahrung an der Zentrale eines Unternehmens oder an der Rezeption eines Hotels ist zwingend erforderlich. Zusätzlich bringen Sie bereits Erfahrung in den Bereichen Verwaltung und Büromanagement mit.
• Kenntnisse: Ihre Kenntnisse im Bereich Office 365 sind praxiserprobt.
• Sprachkenntnisse: Sie sprechen verhandlungssicher Deutsch und gutes Englisch.
• Persönlichkeit: Sie mögen es, mit vielen unterschiedlichen Menschen im täglichen Ablauf eines Unternehmens zusammenzuarbeiten und durch Ihre Kommunikationsfähigkeit und Ihr Engagement zum produktiven und angenehmen Arbeiten bei uns beizutragen.

Darum werden Sie sich bei uns wohlfühlen:

• Onboarding-Programm: Wir stellen Ihnen in den ersten sechs Monaten einen Mentor oder eine Mentorin zur Seite, der Sie bei Ihrem Einstieg begleitet und unterstützt.
• Langfristige Perspektiven: Wir bieten Ihnen eine unbefristete Anstellung in einem etablierten Unternehmen der Energieversorgung, das auch in Zukunft relevant sein wird.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Dank Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung können Sie Ihre Arbeitszeit flexibel gestalten und geleistete Mehrarbeit stunden- oder tageweise durch Freizeit ausgleichen.
• Arbeiten, wie’s ins Leben passt: Ob Familie, Weiterbildung oder andere Gründe – mit individuellen Teilzeitlösungen können Sie Ihre Stunden flexibel anpassen.
• Gesundheitsförderung: Wir bieten regelmäßig wechselnde, kostenlose Gesundheitsangebote – darunter Vorsorgeuntersuchungen, Online-Kochkurse und Vorträge zur mentalen Gesundheit.
• Bike-Leasing: Nutzen Sie die Möglichkeit, bis zu zwei Fahrräder mit Versicherung zu leasen.
• Gezielte Weiterbildung: Wir bieten Ihnen vielfältige Schulungen, Online-Kurse und externe Weiterbildungsangebote, die individuell auf Ihre Bedürfnisse und Entwicklungsziele abgestimmt sind.
• Betriebliche Altersvorsorge: Wir bezuschussen Ihre Beiträge in die betriebliche Altersvorsorge über die gesetzliche Verpflichtung hinaus mit 20 %.
• Urlaub: Neben 30 Urlaubstagen im Jahr können Sie sich über zwei arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. freuen, sofern diese auf einen Werktag fallen.

Über uns

Bei uns zählt nicht nur, was Sie tun – sondern auch, wofür Sie es tun.

Ihr Einstieg bei VIVAVIS macht unsere Energieversorgung intelligenter, sicherer und nachhaltiger. Bei uns zählen Persönlichkeit, Lernbereitschaft und Teamgeist genauso wie fachliche Qualifikation. Als wachsendes Unternehmen im Mittelstand agieren wir in 9 Ländern weltweit. Bei uns erleben Sie einen starken Teamzusammenhalt in einem multikulturellen Umfeld.

Klingt nach einem Ort, an dem Sie sich einbringen möchten?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung – auch ohne Anschreiben!

Ihre Ansprechpartnerin:

Katja Talaj – Recruiting

Bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne über recruiting@vivavis.com.